Politique de confidentialité

01À quoi s'applique cette Politique ?

WIIMAG (« nous », « notre » ou « nos ») met un point d’honneur à garder vos renseignements personnels en lieu sûr, avec le sérieux d’un coffre-fort… mais un brin de groove en plus. Lorsque vous naviguez sur notre site web (wiimag.com), nous veillons à ce que vos données soient traitées avec soin, transparence et respect. La présente politique explique comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos informations — toujours avec rigueur et intégrité.

Cette politique de confidentialité (la « Politique ») s’applique à tous les renseignements que nous recueillons — ou que vous choisissez de nous confier — lorsque vous utilisez le site web accessible via l’URL officielle de WIIMAG (le « Site »). Aux fins du présent document, WIIMAG peut aussi être désignée comme « Wiimag RH », « la Société », « nous », « notre » ou « nos ». Bref, peu importe le nom, l’engagement reste le même : traiter vos informations avec sérieux, clarté… et juste ce qu’il faut d’audace maîtrisée.

En naviguant sur notre site web, vous acceptez que certains renseignements personnels soient recueillis et utilisés conformément à la présente Politique. En d’autres mots, en poursuivant votre visite, vous nous donnez le feu vert — en toute clarté — pour traiter vos informations selon les règles établies ici, avec sérieux, respect… et une petite vibe professionnelle bien sentie.

Les pratiques décrites dans cette Politique ne s’appliquent qu’à notre Site. Si vous empruntez un hyperlien vers un autre site web, vous changez d’univers — et les règles changent aussi. Dès ce moment, ce sont les politiques de confidentialité de ces plateformes externes qui prennent le relais.

02Définitions

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel

Aux fins de la présente Politique, l’expression « renseignements personnels » désigne toute information concernant une personne physique et permettant de l’identifier, directement ou indirectement. Cela peut inclure — sans s’y limiter — le nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, l’adresse IP ou toute autre donnée capable de distinguer quelqu’un de manière unique.

Ne sont toutefois généralement pas visées par cette définition les informations rendues publiques par la loi, ni celles liées à l’exercice d’un rôle professionnel au sein d’une organisation (comme un nom, un titre, une fonction ou des coordonnées professionnelles). En somme : ce qui relève de votre identité intime est protégé, tandis que ce qui relève de votre carte d’affaires reste hors du périmètre.

Données d’utilisation

Les données d’utilisation désignent les informations recueillies automatiquement lorsque vous utilisez notre site web. Cela peut inclure, entre autres, l’adresse IP de votre appareil, le type de navigateur employé, les pages consultées, la date et l’heure de votre visite, la durée de consultation, ainsi que divers éléments techniques permettant d’évaluer la performance et le comportement de navigation.

De plus, dans l’espace protégé du site — notamment la section Tableau de bord — certaines données supplémentaires peuvent être enregistrées afin d’assurer le bon fonctionnement, la sécurité et la traçabilité des opérations. Ces informations peuvent comprendre le temps d’accès, l’adresse IP, l’empreinte ou identité du navigateur, l’utilisateur connecté, ainsi que l’historique des actions et transactions effectuées. Un suivi plus complet, mais toujours dans le respect et la logique de protection des données.

Cookies

Les cookies sont de petits fichiers texte déposés sur votre appareil (ordinateur, téléphone, tablette, etc.) lorsque vous visitez un site web. Leur rôle : retenir certaines préférences et faciliter votre expérience de navigation. On distingue généralement les cookies « temporaires », qui disparaissent dès la fermeture du navigateur, et les cookies « persistants », qui restent en place jusqu’à leur expiration… ou jusqu’à ce que vous décidiez de leur dire au revoir.

Chez WIIMAG, pas de banquet de données — nous ne sommes pas très gourmands. Seuls quelques cookies sont utilisés, et toujours dans l’objectif d’optimiser votre navigation, jamais d’en abuser. Un peu de confort, zéro indigestion numérique. 🍪🙂

03Collecte des renseignements personnels

Quels renseignements personnels collectons-nous et par quels moyens sont-ils recueillis ?

Lorsque vous utilisez nos formulaires de contact pour obtenir des informations, soumettre une demande de service ou déposer une requête relative à la gestion de la rémunération globale et à l’équité salariale, il se peut que nous vous demandions de fournir certains renseignements personnels, avec votre consentement. Ces informations peuvent inclure — sans s’y limiter — votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, le nom de votre entreprise, ainsi que tout autre détail nécessaire au traitement de votre demande.

Dans le cadre d’une requête liée à la rémunération globale ou à l’équité salariale, des renseignements supplémentaires peuvent être exigés afin de bien analyser la situation et offrir un service pertinent et précis. Ces données peuvent notamment comprendre :

• les catégories d’emploi visées;
• les échelles ou structures salariales;
• les informations de volume d’employés ou de classification;
• tout autre élément pertinent au mandat confié.

Par ailleurs, lorsque vous accédez au Tableau de bord protégé du site, WIIMAG peut recueillir des informations liées à la structure organisationnelle de votre entreprise, particulièrement lors de l’importation de données salariales. Ces informations peuvent inclure, à titre d’exemples, les noms d’employés, les dates d’embauche, les taux horaires ou salariaux, les départements, ainsi que toute donnée essentielle à l’analyse et au suivi des dossiers. Toujours avec respect, toujours avec discernement — pour mieux servir, jamais pour détourner.

Collecte de cookies

Nous assurons une totale transparence quant à la manière dont nous utilisons vos données.

C’est pourquoi nous vous avisons que notre site utilise des témoins de navigation (cookies) ainsi que certaines technologies connexes afin d’assurer son bon fonctionnement et maintenir un environnement sécuritaire. Quelques-uns de ces outils servent aussi à rendre votre expérience plus fluide, plus agréable, parfois même un peu plus personnalisée — rien d’invasif, juste ce qu’il faut pour que le parcours soit simple, stable et efficace.

Ces cookies peuvent collecter des informations telles que :

• l’adresse IP de votre appareil;
• le type de navigateur utilisé;
• les pages consultées sur notre site;
• la date et l’heure de votre visite.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies ou vous avertir lorsqu’un cookie est envoyé. Toutefois, certaines fonctionnalités de notre site pourraient ne pas fonctionner correctement sans eux.

Pour en savoir plus sur la gestion des cookies, vous pouvez consulter la politique de cookies de notre site.

Cookies strictement nécessaires présents sur notre site web

Ces cookies sont essentiels au bon fonctionnement du site et ne peuvent être désactivés depuis nos systèmes. Sans eux, difficile — voire impossible — de garantir les fonctions de base, comme le passage fluide d’une page à l’autre sans perdre vos actions en cours pendant la session.

À cela s’ajoutent les cookies de session et d’authentification, qui servent à gérer vos accès de manière sécurisée. Ils permettent notamment de maintenir votre connexion active et d’éviter les interruptions indésirables. Par souci de sécurité, ces cookies se renouvellent automatiquement tous les 14 jours.

Enfin, parce qu’on respecte vos préférences (et qu’on aime vous parler dans la bonne langue), un cookie dédié à la sélection linguistique est également conservé — celui-là n’expire jamais. Votre langue, votre choix, votre confort. 🌐✨

Cookies non essentiels

Si vous y avez consenti, Wiimag RH et/ou certains partenaires externes peuvent également utiliser des cookies non essentiels associés au Site ainsi qu’aux communications que nous vous transmettons.

Cookies de fonctionnalité

Ces cookies ajoutent une touche de confort à votre expérience. Ils permettent au site de se souvenir de vos préférences et de personnaliser votre navigation, incluant — si vous choisissez de l’autoriser — votre nom d’utilisateur, votre région ou votre langue. Un site qui s’adapte à vous, pas l’inverse.

Cookies analytiques

Nous utilisons aussi, avec votre accord, des cookies destinés à analyser les tendances de fréquentation du site. Leur rôle : nous aider à mesurer la performance de nos pages, améliorer l’expérience et vérifier si les messages envoyés ont été consultés (ou s’ils sont passés directement dans un univers parallèle). Ces données sont toujours agrégées et anonymisées — rien d’identifiant, uniquement des statistiques pour s’améliorer intelligemment.

Pour désactiver le suivi via Google Analytics, un outil existe : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.

Il est également possible de refuser l’utilisation des cookies analytiques en suivant les procédures adaptées décrites précédemment.

Cookies publicitaires

Avec votre consentement, certains cookies de type marketing peuvent être utilisés pour évaluer l’efficacité de nos campagnes publicitaires et éviter de vous présenter la même annonce encore et encore (personne n’aime ça). Ils permettent aussi d’adapter le contenu promotionnel à vos intérêts et à vos comportements de navigation, pour vous offrir quelque chose de réellement pertinent.

À titre de transparence, voici quelques exemples de partenaires publicitaires actuels ou potentiels : Google Ads et d'autres plateformes du même genre. Ces services peuvent recueillir certaines informations de navigation afin de proposer du contenu publicitaire plus ciblé.

Pour en savoir plus sur leurs pratiques, nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité.

Notez que cette liste n’est pas définitive et pourrait évoluer avec le temps. Dans tous les cas, l’utilisation de ces technologies demeure encadrée par les lois applicables, notamment la Loi 25 du Québec, qui impose des standards élevés en matière de protection des renseignements personnels.

Les standards de la Loi 25 sont si élevés que nous avons dû écrire cette page! Et ce fut très long… 😄

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Vous pouvez gérer vos préférences concernant les cookies marketing directement dans les paramètres de votre navigateur ou via les paramètres publicitaires des différents fournisseurs, comme ceux de Google : https://g.co/adsettings. Vous pouvez également choisir de désactiver les publicités personnalisées basées sur vos centres d’intérêt via des outils tels que le Network Advertising Initiative Opt-Out Tool.

Cookies tiers : Certaines fonctionnalités de notre site peuvent s’appuyer sur des services tiers qui utilisent leurs propres cookies (par exemple, les widgets de réseaux sociaux ou les vidéos intégrées). Ces cookies sont soumis aux politiques de confidentialité des tiers en question. Nous vous recommandons de consulter ces politiques pour plus de détails.

04Utilisation des renseignements personnels collectés

Nous utilisons les renseignements recueillis aux fins suivantes :

• Communication — répondre à vos questions, vous transmettre des informations pertinentes concernant nos services, et plus globalement assurer une relation fluide et continue entre vous et WIIMAG.
• Gestion des demandes RH et salariales — traiter les requêtes liées à la rémunération globale et à l’équité salariale, analyser les informations soumises et accompagner la mise en place des solutions adaptées.
• Amélioration de notre plateforme — analyser l’utilisation du site à des fins statistiques, optimiser continuellement nos outils, personnaliser votre expérience et rendre votre navigation plus intuitive.
• Sécurité — prévenir, détecter et limiter les risques d’abus, d’accès non autorisés ou de fraude.
• Conformité légale — respecter les exigences réglementaires et les obligations en matière de protection des renseignements personnels.
• Gestion des litiges — intervenir, lorsque nécessaire, pour résoudre tout différend potentiel entre vous, nous, ou un tiers.

(Collectivement, les « Fins »)

Et au final — c’est grâce à ces données que tout fonctionne. Sans elles, pas de plateforme Wiimag RH, pas de services possibles… et sans services, pas de données à traiter non plus. Ça tourne vite en rond. 😄

Nos outils existent pour vous faire gagner du temps, pas l’inverse. Chaque donnée reçue sert avant tout à vous simplifier la vie.

05Partage des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont traités exclusivement par le personnel autorisé de Wiimag RH. Seules les personnes qui en ont réellement besoin pour accomplir leurs fonctions — que ce soit pour la prestation de services, le support ou pour répondre à nos obligations légales — peuvent y accéder. Pas de circulation libre, pas de curiosité interne : l’accès est contrôlé, limité et encadré.

Nos parents nous ont peut-être appris à partager, mais en ce qui concerne vos données, ce principe ne s’applique pas sans raison valable. Nous ne transmettons vos renseignements personnels à aucun tiers sans votre consentement, sauf dans les situations suivantes :

• en cas d’urgence ou pour prévenir un acte de violence;
• pour l’exécution d’un contrat ou d’un service demandé;
• lors d’un incident de confidentialité nécessitant une intervention;
• à des fins judiciaires, d’enquête ou si requis par la loi;
• lors d’un processus de recouvrement de créances;
• dans le cadre d’une transaction commerciale ou d’un transfert d’actifs;
• si cela est nécessaire pour protéger nos droits, nos biens ou assurer la sécurité de nos utilisateurs;
• avec des prestataires de services qui nous assistent dans l’exploitation du site et la prestation de nos services — et uniquement lorsque ceux-ci respectent des obligations strictes de confidentialité.

Par transparence, nous précisons également qu’il peut arriver que certaines données soient agrégées, anonymisées puis utilisées pour optimiser des fonctionnalités, automatiser des processus ou améliorer l’efficacité globale de la plateforme. Dans ce format, aucune information ne permet d’identifier une personne — on parle de données statistiques, impersonnelles et destinées à améliorer votre expérience, rien de plus.

06Liens vers des sites tiers

Notre site peut contenir des liens menant vers des plateformes externes que nous ne gérons pas et sur lesquelles nous n’avons aucun contrôle. Ces redirections sont proposées pour offrir des ressources, des références ou simplement pour vous faciliter la vie, mais elles demeurent indépendantes de Wiimag RH. Nous ne pouvons donc pas garantir leurs pratiques, leurs politiques de confidentialité ni la sécurité des informations qui y transitent. Nous vous invitons à lire attentivement les politiques propres à chaque site visité — histoire de savoir où vous mettez les pieds.

07Conservation des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique, ou pour toute période additionnelle exigée par la loi. Une fois ce délai écoulé, les données sont soit détruites, soit anonymisées, conformément aux normes légales et à notre calendrier de conservation interne.

Dans les faits :

• Les données publiques, c’est-à-dire celles soumises par des visiteurs n’ayant pas de compte utilisateur, sont automatiquement supprimées après 3 mois.
• Les renseignements liés aux utilisateurs enregistrés, quant à eux, sont préservés aussi longtemps que leur compte demeure actif — autrement dit, indéfiniment, sauf demande contraire ou obligation légale.

Certaines informations spécifiques peuvent toutefois être conservées en permanence, notamment les consentements liés aux cookies. Votre choix reste votre choix, et le système s’en souvient — pour éviter de vous reposer la même question éternellement.

Les informations communiquées dans le cadre de services, requêtes RH ou autres opérations internes sont protégées avec soin tout au long de leur cycle de vie, jusqu’à leur anonymisation ou destruction définitive.

Pour établir la durée de conservation de vos renseignements personnels, plusieurs facteurs sont évalués : la quantité et la nature des données, leur niveau de sensibilité, les risques potentiels associés à une mauvaise utilisation ou à une divulgation non autorisée, les objectifs pour lesquels elles sont traitées, ainsi que notre capacité à remplir ces objectifs sans les conserver plus longtemps que nécessaire. Nous tenons également compte des exigences légales, fiscales et réglementaires applicables.

Si vous souhaitez en savoir davantage sur nos délais de conservation ou obtenir des précisions concernant des données vous concernant, vous pouvez nous contacter à tout moment via la section « Nous joindre ». Nous répondrons avec plaisir — et en toute transparence.

08Transfert des données

Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés sur des systèmes sécurisés hébergés dans l’infrastructure de Google Cloud, au Canada, assurant ainsi un stockage conforme et protégé.

Pour certains utilisateurs inscrits, l’utilisation de fonctionnalités avancées — telles que l’assistance linguistique ou l’automatisation textuelle — peut entraîner le transit de données vers des fournisseurs technologiques externes comme OpenAI ou DeepL, toujours dans le cadre d’un traitement précis et contrôlé. Ces échanges ne servent qu’à exécuter les fonctionnalités demandées et ne donnent lieu à aucune utilisation commerciale ou secondaire des données transmises.

À chaque étape, nous appliquons des standards élevés de sécurité et nous nous assurons que tous les prestataires impliqués respectent des mesures contractuelles strictes de protection et de confidentialité. L’accès aux informations demeure restreint aux tâches nécessaires, rien de plus.

Pour toute question concernant l’hébergement, la localisation des données ou les traitements associés à l’utilisation de nos services, nous restons disponibles — il suffit de nous écrire. 🔒

Voici le tableau des principaux fournisseurs impliqués dans le traitement et l’hébergement des données :

Fournisseur	Rôle	Politique de confidentialité
Google Cloud	Hébergement sécurisé des données	https://policies.google.com/privacy
OpenAI	Traitement linguistique	https://openai.com/policies/privacy-policy
DeepL	Traduction automatique	https://www.deepl.com/privacy

09Comment protégeons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels ?

La sécurité de vos renseignements personnels n’est pas un slogan chez nous — c’est un engagement. Nous appliquons des mesures physiques, techniques et administratives solides afin de protéger vos informations contre tout accès non autorisé, toute altération, toute divulgation non souhaitée ou toute suppression indue.

En résumé : vos données restent à leur place, sous clé numérique, surveillées et traitées avec rigueur. Toujours.

Programme de gestion de renseignements personnels

Pour assurer la protection de vos renseignements personnels, nous avons mis en place des politiques, pratiques et procédures de gestion encadrant l’ensemble du cycle de vie de l’information. Celles-ci définissent clairement comment sont collectés, utilisés, communiqués, conservés et ultimement détruits les renseignements personnels qui nous sont confiés.

Elles couvrent également le traitement des plaintes, la gouvernance informationnelle, les exigences liées à la sécurité et les mécanismes d’évaluation des impacts sur la vie privée, lorsque requis. Ce cadre sert aussi de guide pour prévenir les incidents de confidentialité et y répondre efficacement s’ils surviennent.

Toutes ces mesures sont validées et supervisées par notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Chaque collecte effectuée via notre Site est réalisée dans le respect strict de ce programme — un environnement structuré, réfléchi et orienté vers la protection de vos données.

Avec des mesures de sécurité nécessaires et appropriées

Tous les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés de façon confidentielle, en conformité avec les lois applicables en matière de protection des données et du respect de la vie privée, dans les juridictions où nous exerçons nos activités. Nous appliquons les standards reconnus de l’industrie et limitons l’accès à l’information uniquement aux personnes autorisées, et seulement lorsque leurs fonctions l’exigent réellement.

Afin de réduire les risques de perte, d’accès non autorisé, de vol, d’incident de confidentialité ou de mauvaise utilisation, nous mettons en œuvre des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables et rigoureuses. Bref : vos données sont entre de bonnes mains, protégées avec sérieux et traitées avec discernement.

10Vos droits

Selon les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous bénéficiez de plusieurs droits importants, dont notamment :

• le droit à la confidentialité de vos renseignements personnels;
• le droit d’accès à l’information que nous détenons à votre sujet;
• le droit de rectification, si vos données s’avèrent incomplètes, inexactes ou conservées de manière non conforme à la loi;
• le droit de désindexation ou de réindexation, selon les circonstances;
• le droit à la portabilité de vos renseignements personnels, lorsque permis;
• le droit de demander l’effacement de vos renseignements, sous réserve des exigences légales;
• le droit de retirer votre consentement à tout moment — en gardant à l’esprit que les données anonymisées, impossibles à relier à une personne, peuvent être conservées.

Contrairement à certaines pratiques courantes au sud de la frontière canadienne, vos droits ne sont pas une formalité chez WIIMAG : ils sont reconnus, appliqués et respectés.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, il vous suffit de communiquer avec nous à l’adresse suivante : 📩 vieprivee@wiimag.com

11Consentement

En utilisant notre site, en nous transmettant vos renseignements personnels ou en interagissant avec nos services, vous acceptez qu’ils soient collectés, utilisés et communiqués conformément à la présente Politique. Ce consentement n’est jamais définitif : vous pouvez le retirer en tout temps, sous réserve des obligations légales ou contractuelles en vigueur.

Notez toutefois qu’un retrait de consentement peut limiter l’accès à certaines fonctionnalités ou empêcher l’utilisation complète de nos services — sans données, certaines briques ne tiennent simplement plus.

Pour retirer votre consentement ou pour toute question liée à la gestion de vos renseignements personnels, vous pouvez nous joindre à : 📩 vieprivee@wiimag.com

12Mise à jour de la politique

Cette politique peut être modifiée, mise à jour ou révisée à la discrétion de Wiimag RH. La date figurant en entête indique toujours la version en vigueur. Nous vous encourageons à consulter cette page régulièrement afin de rester informé des changements éventuels. En cas de modification importante, une notification vous sera présentée lors de votre prochaine visite, et la version la plus récente restera en tout temps accessible sur notre site.

En poursuivant votre utilisation de la plateforme après une mise à jour, vous acceptez les ajustements apportés à la présente Politique.

Et bien que nous respections pleinement les exigences actuelles, notamment celles liées à la Loi 25, il demeure possible — selon l’évolution du contexte politique, notamment advenant un virage gouvernemental plus conservateur — que certaines obligations légales puissent changer ou même disparaître dans le futur. Quoi qu’il arrive, Wiimag RH entend demeurer engagé envers la protection des renseignements personnels et maintenir des standards élevés, même si le cadre législatif venait à évoluer.

13Nous joindre

Pour toute question concernant la présente Politique, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Jonathan Schmidt
Président et responsable de la protection des renseignements personnels
Wiimag inc.
security@wiimag.com

Nous lisons — et nous répondons.