Équité salariale au Québec : obligations, étapes et maintien

Qu’est-ce que l’équité salariale ?

L'équité salariale est un droit fondamental reconnu au Québec visant à garantir un salaire égal pour un travail de valeur équivalente. Elle a été instituée pour corriger la sous-évaluation historique et systémique des emplois traditionnellement occupés par les femmes.

Définition et objectifs

Le principe de l'équité salariale s'appuie sur une loi proactive au Québec (Loi sur l’équité salariale, RLRQ c. E-12.001) qui impose aux employeurs de vérifier activement si leurs emplois à prédominance féminine sont rémunérés équitablement par rapport aux emplois à prédominance masculine comparables. La grande force de ce concept est de permettre la comparaison d'emplois différents, sans qu'ils ne partagent les mêmes tâches ou le même environnement de travail.

Différence entre équité salariale et égalité salariale

Il est fréquent de confondre ces deux principes :

• L'égalité salariale (« salaire égal pour un travail égal ») signifie qu'une femme et un homme accomplissant exactement les mêmes tâches ou un poste identique (ex. : deux analystes financiers ou deux soudeurs) doivent recevoir le même salaire.
• L'équité salariale (« salaire égal pour un travail de valeur équivalente ») compare des postes distincts au sein de l'entreprise. Cette équivalence est évaluée en comparant quatre facteurs universels reconnus par la loi : les qualifications, les responsabilités, les efforts requis et les conditions de travail. Par exemple, une adjointe administrative (emploi typiquement féminin) peut avoir une valeur globale équivalente à celle d'un technicien d'entrepôt (emploi typiquement masculin) et doit, à ce titre, recevoir une rémunération globale équitable.

Qui doit respecter la Loi sur l’équité salariale ?

Entreprises de 10 personnes salariées et plus

Que l'entreprise appartienne au secteur privé, public ou soit un organisme à but non lucratif (OBNL), tout employeur comptant une moyenne de 10 personnes salariées ou plus au cours d'une année civile est assujetti à la Loi sur l'équité salariale. Le calcul de la moyenne inclut tous les employés (temps plein, temps partiel, étudiants et saisonniers selon les règles de la CNESST).

Même si une entreprise compte moins de 10 personnes salariées, mettre en place une démarche proactive de balisage et de structure salariale est un avantage stratégique majeur. Cela prévient les iniquités internes, clarifie les politiques de rémunération et facilite le recrutement avant même d'atteindre le seuil légal obligatoire.

Différences entre les législations québécoise et fédérale

Selon le champ de compétence constitutionnel de votre organisation, deux cadres législatifs s'appliquent :

• Au Québec (juridiction provinciale) : La très grande majorité des entreprises privées et publiques québécoises relèvent de la Loi sur l'équité salariale administrée par la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST). Elle impose la réalisation d'un exercice initial, un maintien périodique tous les 5 ans et la transmission de la Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (DEMES).
• Au Canada (juridiction fédérale) : Les entreprises sous réglementation fédérale (banques, télécommunications, radiodiffusion, transport aérien et interprovincial, sociétés d'État fédérales) relèvent de la Loi canadienne sur l'équité salariale sous l'autorité du Commissaire à l'équité salariale (CCDP).

Ces instances veillent au strict respect des échéances légales. Elles ont le pouvoir de mener des vérifications, d'auditer les calculs et de traiter les plaintes des employés. En cas de non-respect, des pénalités et amendes pénales pouvant atteindre 45 000 $ au Québec peuvent être imposées, sans compter le versement rétroactif obligatoire des ajustements salariaux avec intérêts légaux.

Quelles sont les étapes d'un exercice d'équité salariale ?

La réalisation de l'exercice d'équité salariale s'articule autour d'un processus rigoureux en 9 étapes séquentielles :

Étapes et liens vers les guides détaillés

1. L'identification des emplois : dresser la liste exhaustive des employés et déterminer les postes assujettis à la date du portrait.
2. La détermination des catégories d'emplois : regrouper les emplois aux devoirs similaires, qualifications requises comparables et même grille de rémunération.
3. L'analyse de la prédominance de genre des catégories d'emplois : qualifier chaque catégorie comme étant à prédominance féminine, masculine ou neutre.
4. Le détail de la rémunération globale : comptabiliser le salaire de base et tous les avantages pécuniaires (primes, assurances collectives, bonis, fonds de pension, vacances).
5. La création ou le choix d'une méthode d'évaluation : adopter un système de pointage impartial basé sur les 4 critères obligatoires.
6. La pondération de la méthode d'évaluation : fixer le poids relatif de chaque sous-facteur pour refléter la valeur interne sans biais.
7. L'évaluation des catégories d'emplois : attribuer les niveaux et points mérités à chaque catégorie d'emplois.
8. L'analyse salariale comparative : comparer les rémunérations des catégories féminines et masculines de valeur égale pour calculer les écarts éventuels.
9. L'affichage des résultats et la déclaration DEMES : afficher publiquement les conclusions auprès du personnel et soumettre la déclaration réglementaire à la CNESST.

Délais et obligations de l'employeur

Au Québec, dès qu'une entreprise atteint la moyenne de 10 personnes salariées, elle dispose d'un délai légal maximal de 4 ans pour réaliser son exercice initial. Les résultats doivent obligatoirement faire l'objet d'un premier affichage d'une durée de 60 jours à la vue de tous les employés. Dans les 30 jours suivant la fin de cet affichage, l'employeur doit procéder à un nouvel affichage de 60 jours indiquant si des modifications ont été apportées à la suite des questions ou observations formulées par le personnel.

Qui est responsable de réaliser l'exercice d'équité salariale ?

L'employeur est le premier et ultime responsable légal de la réalisation de la démarche et de la conformité de ses résultats. Toutefois, selon la taille de l'effectif ou le contexte syndical, les modalités de réalisation varient :

• Entreprises de 100 employés et plus : La loi québécoise impose la mise sur pied d'un comité d'équité salariale conjoint, composé de représentants de l'employeur et des personnes salariées (dont au moins 50 % de femmes). Au fédéral, un comité est également obligatoire dès 10 employés syndiqués ou 100 employés.
• Entreprises de 10 à 99 employés : L'employeur peut réaliser l'exercice seul ou mettre en place un comité ou un processus de participation s'il le souhaite.

Faire participer les personnes salariées par des sondages d'analyse de tâches ou des séances de consultation améliore grandement la précision des évaluations et renforce l'adhésion et la transparence au sein des équipes.

Vous souhaitez être bien accompagné pour réaliser votre exercice d’équité salariale ? Mélanie Cadotte, CRIA, et l’équipe Wiimag vous proposent une prise en charge complète ou un soutien ciblé, selon vos besoins. De la collecte des données à l’analyse des résultats et à la préparation des documents, nous vous accompagnons à chaque étape de votre exercice initial ou de votre maintien. Découvrir nos services en équité salariale

Comment fonctionne le maintien de l’équité salariale ?

Évaluation du maintien tous les cinq ans

Au Québec comme au fédéral, l'équité salariale n'est pas un exercice ponctuel unique : la loi impose une évaluation du maintien de l'équité salariale tous les 5 ans. Contrairement à l'exercice initial qui prend un portrait à une date fixe, le maintien exige d'analyser l'historique de tous les changements survenus au cours de la période de 5 ans afin de vérifier si des disparités salariales se sont créées entre-temps.

Changements organisationnels à documenter

Au fil des années, une entreprise se transforme continuellement. L'employeur doit répertorier rigoureusement les événements suivants :

• Création de nouveaux postes ou restructuration de départements;
• Modification des tâches ou des exigences de postes existants;
• Modifications aux régimes de bonis, assurances ou avantages sociaux;
• Négociations salariales, nouvelles conventions collectives ou ajustements des échelles;
• Fusions, acquisitions ou réorganisations majeures.

Pourquoi ne pas attendre la fin de la période de 5 ans ?

Attendre le terme des 5 ans constitue une erreur fréquente aux conséquences financières lourdes : perte des registres de paie passés, départ des gestionnaires ayant la mémoire des réorganisations, et contestations accrues. De plus, si un écart salarial est identifié à rebours, l'employeur doit verser des ajustements rétroactifs remontant à la date exacte de l'événement, assortis d'intérêts légaux. Effectuer un suivi continu et proactif permet de budgéter les ajustements au fur et à mesure et d'éliminer les mauvaises surprises.

Comment simplifier la gestion de l’équité salariale ?

Accompagnement par un expert

Faire appel à un consultant ou expert en équité salariale permet de sécuriser vos calculs, d'assurer une interprétation juste des normes de la CNESST et de minimiser les risques de plainte ou d'enquête administrative.

Outils numériques et automatisation

L'utilisation d'une plateforme logicielle spécialisée comme Wiimag RH transforme un processus autrefois complexe et chronophage en une gestion fluide et automatisée :

• Importation directe de vos registres de paie en formats PDF ou Excel, avec détection intelligente des employés et des rémunérations;
• Automatisation des calculs statistiques et comparaison graphique des courbes de rémunération selon les normes légales;
• Simulations de structure salariale en temps réel pour tester l'impact de créations de postes ou d'augmentations de salaire sur l'équité interne;
• Génération automatique des avis d'affichage et rapports officiels conformes aux modèles attendus par la CNESST.

La plateforme Wiimag RH propose une solution proactive et automatisée pour la gestion de l'équité salariale, assurant la conservation des données, la facilité de passation, l'importation de données depuis divers formats et l'assistance dans la prise de décision pour garantir des salaires équitables en temps réel. Découvrir la plateforme Wiimag RH

Schéma complet : Étapes, données requises, rôle de l'expert.e et maintien sur 5 ans

Pour mieux visualiser l'enchaînement des étapes de l'exercice d'équité salariale, les données d'entrée nécessaires à chaque étape, les interventions stratégiques de l'expert.e ainsi que la gestion continue des événements au cours du cycle de maintien de 5 ans, consultez le schéma de flux ci-dessous :

Schéma interactif : cliquez ou touchez l'image pour l'afficher en haute résolution.

Un processus complexe rendu simple, rapide et sans tracas : Bien que la démarche d'équité salariale et son suivi sur 5 ans comportent de nombreuses exigences méthodologiques et juridiques, vous n'avez pas à les affronter seul. Avec le bon accompagnement par nos spécialistes et la puissance de la plateforme technologique Wiimag RH, vos travaux sont accélérés, vos calculs sont fiabilisés et votre conformité CNESST est assurée en toute sérénité.

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Questions fréquentes sur l’équité salariale